Penerapan Etika Bisnis dalam Perusahaan

Penerapan Etika Bisnis dalam Perusahaan

Di Indonesia tampaknya masalah penerapan etika perusahaan yang lebih intensif masih belum dilakukan dan digerakan secara nyata. Pada umumnya baru sampai tahap pernyataan-pernyaaatn atau sekedar  “lips-service” belaka.  Karena memang enforcement dari pemerintah pun belum tampak secara jelas.

Sesungguhnya Indonesia harus lebih awal menggerakan penerapan etika bisnis secara intensif terutama setelah tragedi krisis ekonomi tahun 1998. Sayangnya bangsa ini mudah lupa dan mudah pula memberikan maaf kepada  suatu kesalahan yang menyebabkan bencana nasional sehingga penyebab krisis tidak diselesaikan secara tuntas dan tidak berdasarkan suatu pola yang mendasar. Sesungguhnya penyebab utama krisis ini, dari sisi korporasi,  adalah tidak berfungsinya  praktek etika bisnis secara benar, konsisten dan konsekwen. Demikian pula penyebab terjadinya kasus Pertamina tahun (1975), Bank Duta (1990)  adalah serupa.

Praktek penerapan etika bisnis yang paling sering kita jumpai pada umunya diwujudkan dalam bentuk buku saku “code of conducts” atau kode etik dimasing-masing perusahaan. Hal ini barulah merupakan tahap awal dari praktek etika bisnis yakni mengkodifikasi-kan  nilai-nilai yang terkandung dalam etika bisnis  bersama-sama corporate-culture  atau budaya perusahaan, kedalam suatu bentuk pernyataan tertulis dari perusahaan untuk dilakukan dan tidak dilakukan oleh manajemen dan karyawan dalam melakukan kegiatan bisnis.

Secara sederhana yang dimaksud dengan etika bisnis adalah  cara-cara untuk melakukan kegiatan bisnis, yang mencakup seluruh aspek yang berkaitan dengan  individu,  perusahaan, industri dan juga masyarakat. Kesemuanya ini mencakup  bagaimana kita menjalankan bisnis secara adil (fairness), sesuai dengan hukum yang berlaku (legal)  tidak tergantung pada kedudukani individu ataupun perusahaan di masyarakat.

Etika bisnis lebih luas dari ketentuan yang diatur oleh hukum, bahkan merupakan standar yang lebih tinggi dibandingkan standar minimal ketentuan hukum, karena dalam kegiatan  bisnis seringkali kita temukan “grey-area” yang tidak diatur oleh ketentuan hukum.

Menurut Von der Embse dan R.A. Wagley dalam artikelnya di Advance Managemen Jouurnal (1988) yang berjudul Managerial Ethics Hard Decisions on Soft Criteria, membedakan antara ethics, morality dan law sebagai berikut :

·               Ethics is defined as the consensually accepted standards of behavior for an occupation, trade and profession

·               Morality  is the precepts of personal behavior based on religious or philosophical grounds

·               Law  refers to formal codes that permit or forbid  certain behaviors and may or may not enforce ethics or morality.

Berdasarkan pengertian tersebut, terdapat  tiga pendekatan dasar dalam merumuskan tingkah laku etika kita :

1.            Utilitarian Approach : setiap tindakan harus didasarkan pada konsekuensi nya. Oleh karena itu dalam bertindak seseorang  seharusnya mengikuti  cara-cara yang dapat memberi manfaat sebesar-besarnya kepada masyarakat, dengan cara yang tidak membahayakan dan dengan biaya serendah-rendahnya. 

2.            Individual Rights Approach : setiap orang dalam tindakan dan kelakuan nya memiliki hak dasar  yang harus dihormati. Namun tindakan ataupun tingkah laku tersebut harus dihindari apabila diperkirakan akan  menyebabkan terjadi benturan dengan hak  orang lain. 

3.            Justice Approach : para pembuat keputusan mempunyai kedudukan yang sama, dan bertindak adil dalam memberikan pelayanan kepada  pelanggan baik secara perseorangan ataupun secara kelompok.

Dari pengelompokan tersebut Cavanagh (1990) memberikan cara menjawab permasalahan etika dengan merangkum dalam 3 bentuk pertanyaan sederhana yakni :

·                     Utility : Does it optimize the satisfactions of all stakeholders ?

·                     Rights : Does it respect the rights of the individuals involved ?

·                     Justice : Is it consistent with the canons oif justice ?

Mengapa etika bisnis dalam perusahaan terasa sangat penting saat ini?  Karena untuk membentuk suatu perusahaan yang kokoh dan memiliki daya saing yang tinggi  serta mempunyai kemampuan menciptakan nilai (value-creation) yang tinggi, diperlukan suatu landasan yang kokoh. Biasanya dimulai dari perencanaan strategis , organisasi yang baik, sistem prosedur yang transparan didukung oleh budaya perusahaan yang andal serta etika perusahaan yang dilaksanakan secara konsisten dan konsekwen.
Contoh kasus Enron yang selain menhancurkan dirinya telah  pula menghancurkan Kantor Akuntan Publik Arthur Andersen yang memiliki reputasi internasional, dan telah dibangun lebih dari 80 tahun, menunjukan bahwa penyebab utamanya adalah praktek etika perusahaan tidak dilaksanakan dengan baik dan tentunya karena lemahnya  kepemimpinan  para pengelolanya. Dari pengalaman berbagai kegagalan tersebut, kita harus makin waspada dan tidak terpana oleh  cahaya dan kilatan suatu perusahaan hanya semata-mata dari penampilan saja, karena berkilat belum tentu emas.

Haruslah diyakini bahwa pada dasarnya praktek etika perusahaan akan selalu menguntungkan perusahaan baik untuk jangka menengah maupun jangka panjang karena :

·                  Akan dapat mengurangi biaya akibat dicegahnya kemungkinan terjadinya friksi baik intern perusahaan maupun dengan eksternal.

·                  Akan dapat meningkatkan motivasi pekerja.

·                  Akan melindungi prinsip kebebasan ber-niaga

·                  Akan meningkatkan keunggulan bersaing.

Tindakan yang tidak etis, bagi perusahaan akan memancing  tindakan balasan dari konsumen dan masyarakat dan akan sangat kontra produktif, misalnya melalui gerakan pemboikotan, larangan beredar, larangan beroperasi. Hal ini akan dapat menurunkan nilai penjualan maupun nilai perusahaan. Sedangkan  perusahaan yang menjunjung tinggi nilai-nilai etika pada umumnya perusahaan yang memiliki peringkat kepuasan bekerja yang tinggi pula, terutama apabila perusahaan tidak mentolerir tindakan yany tidak etis misalnya diskriminasi dalam sistem remunerasi atau jenjang karier. Karyawan yang berkualitas adalah aset yang paling berharga bagi perusahaan oleh karena itu semaksimal mungkin harus tetap dipertahankan.
Untuk memudahkan penerapan etika perusahaan dalam kegiatan sehari-hari maka nilai-nilai yang terkandung dalam etika bisnis harus  dituangkan kedalam manajemen korporasi yakni  dengan cara :

•    Menuangkan etika bisnis dalam suatu kode etik (code of conduct)

•    Memperkuat sistem pengawasan 

•    Menyelenggarakan pelatihan (training) untuk karyawan secara terus menerus.

Ketentuan tersebut seharusnya  diwajibkan untuk dilaksanakan, minimal oleh para pemegang saham, sebagaimana dilakukan oleh perusahaan yang tercatat di NYSE ( antara lain PT. X dan PT. Y) dimana diwajibkan untuk membuat berbagai peraturan perusahaan yang sangat ketat sesuai dengan ketentuan dari Sarbannes Oxley yang diterbitkan dengan maksud untuk mencegah  terulangnya kasus Enron dan Worldcom.
Kesemuanya itu adalah dari segi korporasi, bagaimana penerapan untuk individu dalam korporasi tersebut ? Anjuran dari filosuf Immanual Kant yang dikenal dengan Golden Rule bisa sebagai jawabannya, yakni :

·                     Treat others as you would like them to treat you

·                     An action is morally wrong for a person if that person uses others, merely as means for advancing his own interests.

Sumber: http://kolom.pacific.net.id/ind/setyanto_p._santosa/artikel_setyanto_p._santosa/membangun_dan_mengembangkan_etika_bisnis_dalam_perusahaan.html

Ø  HUBUNGAN  ETIKA DENGAN BUDAYA PERUSAHAAN

Etika pada dasarnya adalah standar atau moral yang menyangkut benar-salah, baik-buruk. Dalam kerangka konsep etika bisnis terdapat pengertian tentang etika perusahaan, etika kerja, dan etika perorangan, yang menyangkut hubungan-hubungan sosial antara perusahaan, karyawan dan lingkungannya. Etika perusahaan menyangkut hubungan perusahaan dan karyawan sebagai satu kesatuan dengan lingkungannya (misalnya dengan perusahaan lain atau masyarakat setempat), etika kerja terkait antara perusahaan dengan karyawannya, dan etika perorangan mengatur hubungan antar karyawan.

Perilaku etis yang telah berkembang dalam perusahaan menimbulkan situasi saling percaya antar perusahaan dan stakeholder, yang memungkinkan perusahaan meningkatkan keuntungan jangka panjang. Perilaku etis akan mencegah pelanggan , pegawai dan pemasok bertindak oportunis, serta tumbuhnya saling percaya.

Budaya perusahaan member kontribusi yang signifikan terhadap pembentukan perilaku etis, karena budaya perusahaan merupakan seperangkat nilai dan norma yang membimbing tindakan karyawan. Budaya dapat mendorong terciptanya perilaku, dan sebaliknya dapat pula mendorong perilaku yang tidak etis. Kebijakan perusahaan untuk memberikan perhatian serius pada etika perusahaan akan memberikan citra bahwa manajemen akan mendukung perilaku etis dalam perusahaan.

SUMBER :

http://artikaamanda.blogspot.com/2012/10/penerapan-etika-bisnis-dalam-perusahaan_29.html

http://rahmatmokhtaranarsy.blogspot.com/2011/11/manfaat-penerapan-etika-bisnis-pada.html

www.google.com

CONTOH PERUSAHAAN YANG EKSIS DI DUNIA

CONTOH PERUSAHAAN YANG EKSIS DI DUNIA

Nike, Inc. adalah salah satu perusahaan sepatu, pakaian dan alat-alat olahraga Amerika Serikat yang merupakan salah satu yang terbesar di dunia. Mereka terkenal karena mensponsori beberapa olahragawan terkenal di dunia seperti Tiger Woods, Ronaldo danMichael Jordan. Selain itu mereka juga memiliki perjanjian dengan berbagai tim sepak bola dunia seperti Manchester United, F.C. Barcelona, Arsenal, F.C. Basel, Juventus, Clube de Regatasd Flamengo, Steaua Bucuresti, AC Sparta Praha, Red Star Belgrade, Inter Milan, VfL Bochum, VfL Wolfsburg, Hertha BSC Berlin, Borussia Dortmund, PSV Eindhoven, Valencia C.F., Urawa Red Diamonds,Kaizer Chiefs, Atlético de Madrid, NK Maribor, Glasgow Celtic, FC Porto, Paris Saint-Germain, Boca Juniors, dan Corinthians. Mereka sering dituduh mempekerjakan anak-anak di bawah umur dalam sweatshop.

Sejarah

Produk sepatu dan pakaian olahraga Nike dengan mudah diidentifikasi oleh khas logo perusahaan, para "swoosh" tik, dan slogan "Just Do It".

Berbasis dari nama dewi Yunani yang berarti kemenangan, Nike didirikan tahun 1964 ketika atlet sekaligus pengusaha Oregon bernama Phillip Knight, mengagas impor sepatu lari dari Jepang untuk bersaing dengan merek Jerman seperti Adidas dan Puma yang kemudian mendominasi pasar Amerika Serikat. Keuntungannya adalah bahwa sepatu Jepang lebih murah karena tenaga kerja lebih murah di Jepang.

Dia mulai menjual sepatu keliling dengan tujuan di stadion atletik, dimana penjualan secara pelan tapi pasti meningkat secara dramatis. Pada 1970-an, Knight dan perusahaan yang berkembang nya melihat awal revolusi jogging dan mulai mmasaran produk untuk pelari non-profesional juga. Ia lantas segera membuka pasar yang lebih luas dan mengubah image sepatu lari menjadi sepatu fashion dan menarik semua orang dari anak-anak sampai dewasa memakainya.

Pada 1979 Nike telah menguasai setengah pasar di AS dan dengan pendapatan mencapai US $ 149 juta. Pada pertengahan tahun 1980-an posisi perusahaan tampaknya tak tergoyahkan, namun secara mendadak muncul serangan dari pihak saingan yaitu Reebok. Tapi pada tahun 1990 Nike kembali memimpin perusahaan, terutama karena pengenalan dari sepatu “Air Jordan” yang didukung dan dipromosikan oleh bintang basket Michael Jordan.

Hari ini, Nike mempertahankan posisinya sebagai pemimpin pasar dalam sepatu olahraga, dan merupakan pemain penting dalam pakaian dan aksesoris olahraga. Majalah Fortune melaporkan penjualan sebesar US $ 3,7 miliar pada tahun 1994 dan laba US $ 299 juta (Fortune 1995).Sekitar 60 persen dari penjualan perusahaan di Amerika Serikat, sekitar 30 persen di Eropa dan 5 persen di Asia. (1993 Nike: 25).

Etos perusahaan Nike adalah melibatkan dedikasi yang kuat untuk olahraga dan kebugaran. Staf di kantor pusat perusahaan, Nike Kampus Dunia pada Beaverton, Oregon, diharapkan menghabiskan beberapa jam setiap hari di gym. Mereka dijelaskan oleh direktur Nike sebagai "athletic, outdoor, lets-do-it-together types.

Perusahaan ingin dilihat, dalam kata-kata yang OWII, sebagai "young, American and hi-tech, devoting a lot of attention to research and development".

Nike di Asia

Terlepas dari eksperimen singkat namun tidak berhasil dengan manufaktur di AS, sepatu Nike selalu dibuat di Asia, awalnya di Jepang, kemudian di Korea Selatan dan Taiwan, dan baru-baru ini di China dan Asia Tenggara.

Nike memulai produksi di Korea Selatan dan Taiwan pada tahun 1972, karena tertarik oleh tenaga kerja murah di sana, dan segera bergabung dengan perusahaan lain termasuk Adidas dan Reebok.

Tapi Nike kemudian memulai langkah lebih jauh. Alih-alih memiliki pabrik sendiri, mereka dikontrak produksi lokal di Korea dan Taiwan.

Sebagai perusahaan bos Nike Phil Knight mengatakan: "Tidak ada nilai pasti dalam membuat sesuatu hal. Nilai tersebut akan ditambahkan oleh penelitian yang cermat, dengan inovasi dan pemasaran" (Katz 1994). Produk Nike sekarang pada dasarnya mengikuti ide dari seorang desainer dan pemasar sepatu. Industri lantas dilakukan oleh pemasok Korea dan Taiwan. Sekali lagi, perusahaan lain mengikuti model ini.

Pada 1980-an Nike mencoba membuat produksi di Cina, dalam kemitraan dengan perusahaan milik negara, tapi hal ini malah mendatangkan bencana. Nike lantas memindahkan investasinya ke Taiwan. Nike lantas mengambil keuntungan dari ongkos tenaga kerja yang lebih murah di sana.

Pada akhir 1980-an dengan adanya pergolakan buruh di Korea Selatan, peningkatan tingkat upah dan hilangnya kontrol dari tempat kerja oleh otoritas Korea telah membuat negara tersebut menjadi kurang menarik bagi investor, baik asing maupun dalam negeri, yang mulai mencari lokasi lain yang lebih menyenangkan. Nike lantas memindahkan operasi mereka ke Thailand selatan dan Indonesia, dalam mencari tenaga kerja lebih murah dan tidak merepotkan. Upah di kedua negara tersebut disebut-sebut sebagai salah satu yang murah karena hanya memakai seperempat tarif dari yang dibayarkan di Korea Selatan. Beberapa asosiasi Nike yang bermarkas di Taiwan juga didirikan di Asia Tenggara.

Alasan lain untuk perpindahan ini adalah bahwa pada tahun 1988, baik Korea Selatan dan Taiwan kehilangan akses khusus untuk pasar AS, yang telah lama mereka nikmati sebagai status "negara berkembang" di bawah Sistem Preferensi Umum (GSP) AS. investor Korea dan Taiwan lantas bergerak ke pabrik di Thailand, Indonesia dan Cina dengan menggunakan pembuatan hak istimewa GSP dari negara-negara miskin.

Dari tujuh Nike pemasok atas sepatu olahraga pada tahun 1992, tiga adalah perusahaan Taiwan yang memproduksi produknya di Cina, tiga lainnya beroperasi di Korea Selatan, dan juga di Indonesia, satu adalah sebuah perusahaan di Thailand.

Nike di Indonesia

Nike telah beroperasi di Indonesia sejak 1988 dan hampir sepertiga dari sepatu yang ada sekarang merupakan produk dari sana. Dalam sebuah wawancara pers di November 1994, koordinator perusahaan Nike di Indonesia, Tony Band, mengatakan perusahaan yang digunakan di Indonesia berjumlah 11 kontraktor. Di antaranya merupakan bekas-bekas basis perusahaan asosiasi Nike di Korea Selatan dan Taiwan yang juga pada saat yang sama menghasilkan untuk merek lain seperti Reebok, Adidas dan Puma.

Hubungan antara Nike dan kontraktor di Indonesia cukup dekat. Setiap personel Nike di setiap pabrik di Indonesia memeriksa kualitas dan pengerjaan yang memenuhi persyaratan ketat Nike.

Sebagian besar pabrik yang memproduksi untuk Nike berlokasi di daerah yang baru dikembangkan untuk industri ringan di Tangerang dan Serang, sebelah barat Jakarta. Pada pabrik yang dimiliki Korea (dan beberapa yang dimiliki Indonesia juga) manajemen puncaknya dipegang oleh orang Korea. manajer tingkat menengah dan supervisor juga dapat berasal dari Korea atau Indonesia. Tapi para pekerja produksi semua berasal dari Indonesia, terutama wanita muda dalam kelompok usia 16-22, biasanya pekerja tersebut berasal dari pulau Jawa.

SUMBER : http://id.wikipedia.org/wiki/Nike,_Inc.

TANGGUNG JAWAB SOSIAL PERUSAHAAN

TANGGUNG JAWAB SOSIAL PERUSAHAAN - PT. ASTRA HONDA MOTOR

Pengertian Tanggung jawab Sosial Perusahaan atau Corporate Social Responsibility (CSR) adalah suatu konsep bahwa organisasi, khususnya (namun bukan hanya) perusahaan adalah memiliki suatu tanggung jawab terhadap konsumen, karyawan,pemegang saham, komunitas dan lingkungan dalam segala aspek operasional perusahaan.

CSR berhubungan erat dengan "pembangunan berkelanjutan", di mana ada argumentasi bahwa suatu perusahaan dalam melaksanakan aktivitasnya harus mendasarkan keputusannya tidak semata berdasarkan faktor keuangan, misalnya keuntungan atau deviden melainkan juga harus berdasarkan konsekuensi sosial dan lingkungan untuk saat ini maupun untuk jangka panjang.

Peran - peran Tanggung Jawab Sosial Perusahaan

1.     Tanggung jawab terhadap Pelanggan

Tanggung jawab perusahaan kepada pelanggan jauh lebih luas daripada hanya menyediakan barang atau jasa. Perusahaan mempunyai tanggung jawab ketika memproduksi dan menjual produknya, yang akan didiskusikan kemudian.

Cara Perusahaan Menjamin Tanggung Jawab Sosial kepada Pelanggan, perusahaan dapat menjamin tanggung jawab social kepada pelanggannya dengan beberapa tahap yaitu:

• Ciptakan kode etik. Perusahaan dapat menciptakan kode etik bisnis yang memberikan serangkaian petunjuk untuk kualitas produk, sekaligus sebagai petujuk bagaimana karyawan, pelanggan, dan pemilik seharusnya dipelihara.
• Pantaulah semua keluhan. Perusahaan harus yakin bahwa pelanggan mempunyai telephone yang dapat mereka hubungi apabila mereka mempunyai keluhan mengenai kualitas produk atau bagaimana mereka diperlakukan oleh para karyawan. Perusahaan dapat berusaha mencari sumber keluhan dan harus dapat menyakinkan bahwa problem tersebut tidak timbul lagi.
• Umpan balik pelanggan. Perusahaan dapat meminta pelanggan untuk memberikan umpan balik atas barang atau jasa yang mereka beli akhir-akhir ini, walaupun pelanggan tidak menghubungi untuk memberikan keluhan. Proses ini dapat mendeteksi beberapa masalah lain dengan kualitas produk atau cara perlakuan terhadap pelanggan. beberapa masalah lain dengan kualitas produk atau cara perlakuan terhadap pelanggan.

2.    Tanggung Jawab terhadap Karyawan

Bisnis mempunyai sejumlah tanggung jawab terhadap karyawan. Pertama, mereka mempunyai tanggung jawab untuk menciptakan lapangan pekerjaan jika mereka ingin tumbuh. Perusahaan juga memiliki tanggung jawab terhadap karyawannya guna memastikan keselamatan mereka, perlakuan yang semestinya oleh karyawan lain, dan peluang yang setara.

• Keselamatan Karyawan

Perusahaan memastikan bahwa tempat kerja aman bagi karyawan dengan memantau secara ketat proses produksi. Beberapa tindakan pencegahan adalah memeriksa mesin dan peralatan guna memastikan bahwa semuanya berfungsi dengan baik, mengharuskan digunakannya kacamata keselamatan atau peralatan lainnya yang dapat mencegah terjadinya cedera, dan menekankan tindakan pencegahan khusus dalam seminar-seminar pelatihan.

• Perlakuan yang semestinya oleh karyawan lain

Perusahaan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa karyawan diperlakukan dengan semetinya oleh karyawan lain. Dua masalah utama berkaitan dengan perlakuan karyawan adalah keragaman dan pencegahan terjadinya pelecehan seksual.

3.    Tanggung Jawab kepada Pemagang Saham (Investor)

Perusahaan bertanggung jawab untuk memuaskan pemiliknya(para pemegang saham). Karyawan dapat tergoda untuk membuat keputusan yang memuaskan kepentingan mereka sendiri dan bukannay kepentingan pemilik saham. Misalnya saja, bebrapa karyawan megambil uang perusahaan untuk kepentingan pribadinya dan bukan kepentingan perusahaan. investor yang dikenal sebagai pedagang dalam telah memilihcara-cara tidak etis untuk meningkatkan kesehatan financial mereka sendiri. Perdagangan dalam (insider trading) melibatkan orang dalam yang menggunakan informasi rahasia perusahaan untuk memperkaya diri sendiri atau keluarga dan teman-teman mereka. Sebuah kasus yang terjadi pada Martha Steward, meskipun Steward tidak pernah dituntut dengan perdagangan dalam, ia diputuskan bersalah karena otoritas yang menyelediki kemungkinan adanya perdagangan sejenis.

4.    Tanggung Jawab terhadap Kreditor

Perusahaan bertanggung jawab untuk memenuhi kewajiban keuangannya kepada kreditor. Jika suatu perusahaan mengalami masalah keuangan dan tidak mampu memenuhi kewajibannya, maka perusahaan tersebut harus menginformasikan hal ini kepada kreditornya. Suatu perusahaan memiliki insentif yang kuat untuk memenuhi tanggung jawabnya terhadap kreditor. Jika perusahaan tidak membayar utangnya kepada kreditor, perusahaan tesebut dapat dipaksa pailit.

5.    Tanggung Jawab terhadap lingkungan

Kualitas lingkungan adalah kebaikan public, dimana setiap orang menikmatinya tanpa peduli siapa yng membayar untuknya. Jika suatu produk yang dihasilkan suatu perusahaan tentunya membawa dampak negative tehadap lingkungan (pencemaran lingkungan) seperti, polusi udara, tanah dan air.

Bukti Tanggung Jawab Sosial PT. Astra Honda Motor

1.     Sebagai bentuk perhatian kepada para pengguna motor Honda, PT AHM menyiapkan pelayanan dan kemudahan berupa mudik lebaran bareng Honda.

2.    AHM Siapkan Beasiswa untuk Siswa SLTA Berprestasi.

3.    Disediakannya Customer Care Analyst.

4.    Gratis service sebanyak 4 kali setiap pembelian motor selama 4 bulan.

SUMBER : http://gozovhi.blogspot.com/2011/10/tanggung-jawab-sosial-perusahaan.html

Surat menyurat

Surat Menyurat

A.    Pengertian Surat Menyurat

Surat adalah salah satu saran atau media komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan orang lain atau lembaga lainnya. Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan. Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha. Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.

B.     Fungsi dan Penggolongan Surat

Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :

1.      Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.

2.      Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.

3.      Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.

4.      Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.

5.      Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

    C.   Jenis- jenis surat menurut sifat isi dan asal surat :

1.      Surat dinas

Surat dinas adalah surat resmi yang ditulis atau dikirim oleh sebuah instansi atau kantor untuk keperluan dinas. Surat dinas harus ditulis dengan bahasa baku serta memperhatikan kaidah kebahasaan yang benar. Ciri-ciri surat dinas :

a.       Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

b.      Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

c.       Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku

d.      Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

e.       Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

f.       Format surat tertentu

2.      Surat niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalah surat penawaran dan surat penagihan.

3.      Surat pribadi (bersifat kekeluargaan dan resmi)

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu :

1.      Tidak menggunakan kop surat

2.      Tidak ada nomor surat

3.      Salam pembuka dan penutup bervariasi

4.      Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis

5.      Format surat bebas

     D.    Contoh surat dinas :

SMK NEGERI TEPUS

Jl. Pule Gundes Tepus Gunungkidul

No. Telp. 021-780000000

Nomor : 013/SMK Plt.Jy/XII/2012 Jakarta, 22 April 2012

Lampiran : 1 Lembar

Perihal : Pemberitahuan

Kepada

Yth, Bapak/Ibu/Orang Tua/Wali Murid

Di Jakarta

Dengan Hormat,

Agar terwujudnya keinginan anak-anak kami semua yaitu lulus dengan nilai yang sempurna, kami telah membuat suatu langkah agar anak-anak Ibu dan Bapak semua dapat lulus dengan hasil yang maksimal.

Harapan kami Bapak dan Ibu berkenan memberikan motivasi demi kesuksesan program belajar kami yaitu sukses mencapai UN. Acara ini akan kami selenggarakan pada:

Hari, tanggal : Senin, 23 April 2012

Waktu : 08.00-12.00 WIB

Tempat : Ruang Pertemuan Lt. 2

Motivator : Bpk. Karyo Sentono

Tujuan dari acara ini adalah agar Bapak dan Ibu dapat memberikan motivasi dan dukungan semangatbelajar kepada siswa. Dengan dukungan dari Bapak dan Ibu sekalian, kami berharap anak murid dapat lebih efisien mempergunakan waktu yang singkat ini untuk rajin belajar.

Sekian pemberitahuan dari kami. Atas perhatianyya kami ucapkan terima kasih.

Kepala Sekolah SMK N Tepus

Bpk. Sudiyono

Tembusan :

Ketua Yayasan SMK N Tepus

    Contoh surat niaga :

PT. SALVAGIA

JL.Goalpara No.9 Sukabumi, Jawa Barat 43192. Tlp. (0266)235089

Nomor surat    : 085/IX/09                                             Sukabumi, 05 September 2009 

Lampiran         : 1 (satu berkas)                                                                        

Perihal             : Penawaran

           Yth. Pimpinan CV.Kurnia Alam

           Jalan Gampang Ingat No.29

           Bandung, Jawa Barat

            Dengan Hormat,

          Kami PT.Salvagia merupakan perusahaan penghasil produk daur ulang cukup ternama. Kepuasan konsumen dan kesuksesan kerjasama selalu menjadi prioritas utama kami. Karena itulah kami hanya menjual produk – produk berkualitas tinggi dan ramah lingkungan. Melalui surat ini, kami menawarkan produk daur ulang berupa alat industri ramah lingkungan dan berkualitas internasional (spesifikasi beberapa produk terlampir).

Selama 16 tahun Perusahaan berdiri, kami telah melakukan kerjasama dengan berbagai pihak diberbagai bidang.Kerjasama yang terjalin selalu menguntungkan keduabelah pihak. Demikian penawaran ini, semoga kerjasama yang baik dapat terjalin. Atas perhatian,kami ucapkan terimakasih.

Hormat kami,

Dirut PT. Salvagia

Mohamad Teguh Gumelar

            Contoh surat pribadi :

Jakarta,4 Agustus 2008
Sahabatku Dina
Jalan Merpati 3
Bandung

Assalamualaikum Wr.Wb.
Hai din,apa kabar ? baik baik saja kan? Aku dan keluargaku dalam keadaan sehat walafiat.
Mudah mudahan kabarmu juga seperti itu.Apa di Bandung hujan terus sepanjang hari? Di Jakarta hampir setiap hari hujan loh.

Din, bulan depan kan udah mulai libur sekolah, apa kamu punya rencana liburan ke luar kota? Kalau tidak aku ingin berkunjung ke rumahmu. Aku ingin melihat indahnya keindahan kota Bandung dan berlibur bersamamu

Sekian dulu surat dariku kapan kapan kita sambung lagi.Kutunggu balasan suratmu.
Wassalamualaikum Wr.Wb.
Sahabatmu,


Melati Wijayanti

     Sumber :

http://www.slideshare.net/TianSarwoyo/surat-menyurat-11019358

http://wiharsono.wordpress.com/2011/02/28/arti-surat-menyurat/

http://id.wikipedia.org/wiki/Surat

http://www.gunungkidul.org/2012/04/contoh-surat-resmi-contoh-surat-dinas.html

http://id.scribd.com/doc/19467664/surat-niaga-penawaran

http://melatiwijayanti.blogspot.com/2008/09/jakarta4-agustus-2008-sahabatku-dina.html