Surat Menyurat
A.
Pengertian Surat Menyurat
Surat adalah salah satu saran atau media komunikasi tertulis
antara seseorang atau lembaga dengan orang lain atau lembaga lainnya. Secara
umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan
secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun
karena kedinasan. Surat juga
merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang
dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi
penting dalam tata kerja tata usaha. Apabila terjadi hubungan surat menyurat
secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat
menyurat atau lazimnya korespondensi.
B.
Fungsi dan Penggolongan Surat
Surat
yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan
perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :
1. Alat
bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti
apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat
yang mengadakan hubungan korespondensi.
2. Alat
pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
3. Bukti
historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi
pada masa-masa lalu.
4. Duta
organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi
intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
5. Pedoman
: surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.
C. Jenis- jenis surat menurut sifat isi dan asal surat :
1. Surat dinas
Surat
dinas adalah surat resmi yang ditulis atau dikirim oleh sebuah instansi atau
kantor untuk keperluan dinas. Surat dinas harus ditulis dengan bahasa baku
serta memperhatikan kaidah kebahasaan yang benar. Ciri-ciri surat dinas :
a. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga
yang bersangkutan
b. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
c. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
d. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
e. Menggunakan cap atau stempel instansi atau
kantor pembuat surat
f. Format surat tertentu
2. Surat niaga
Surat niaga
digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti
industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan
dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas
surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga
internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari
surat niaga adalah surat penawaran dan surat penagihan.
3. Surat pribadi (bersifat kekeluargaan dan resmi)
Surat
pribadi adalah surat yang digunakan untuk
kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau
keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu :
1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan
penulis
5. Format surat bebas
D.
Contoh
surat dinas :
SMK NEGERI TEPUS
Jl. Pule Gundes Tepus
Gunungkidul
No. Telp.
021-780000000
 |
Nomor : 013/SMK Plt.Jy/XII/2012 Jakarta, 22 April 2012
Lampiran : 1 Lembar
Perihal : Pemberitahuan
Kepada
Yth, Bapak/Ibu/Orang Tua/Wali Murid
Di Jakarta
Dengan Hormat,
Agar terwujudnya keinginan anak-anak kami semua yaitu lulus
dengan nilai yang sempurna, kami telah membuat suatu langkah agar anak-anak Ibu
dan Bapak semua dapat lulus dengan hasil yang maksimal.
Harapan kami Bapak dan Ibu berkenan memberikan motivasi demi
kesuksesan program belajar kami yaitu sukses mencapai UN. Acara ini akan kami
selenggarakan pada:
Hari, tanggal : Senin, 23 April 2012
Waktu : 08.00-12.00 WIB
Tempat : Ruang Pertemuan Lt. 2
Motivator : Bpk. Karyo Sentono
Tujuan dari acara ini adalah agar Bapak dan Ibu dapat memberikan
motivasi dan dukungan semangatbelajar kepada siswa. Dengan dukungan dari Bapak
dan Ibu sekalian, kami berharap anak murid dapat lebih efisien mempergunakan
waktu yang singkat ini untuk rajin belajar.
Sekian pemberitahuan dari kami. Atas perhatianyya kami ucapkan
terima kasih.
Kepala Sekolah SMK N
Tepus
Bpk. Sudiyono
Tembusan :
Ketua Yayasan SMK N
Tepus
Contoh
surat niaga :
PT. SALVAGIA
JL.Goalpara No.9 Sukabumi, Jawa Barat 43192.
Tlp. (0266)235089
Nomor surat :
085/IX/09 Sukabumi, 05 September 2009
Lampiran : 1 (satu berkas)
Perihal :
Penawaran
Yth. Pimpinan
CV.Kurnia Alam
Jalan Gampang
Ingat No.29
Bandung, Jawa
Barat
Dengan Hormat,
Kami PT.Salvagia merupakan perusahaan penghasil produk daur ulang cukup
ternama. Kepuasan konsumen dan kesuksesan kerjasama selalu menjadi prioritas
utama kami. Karena itulah kami hanya menjual produk – produk berkualitas tinggi
dan ramah lingkungan. Melalui surat ini, kami menawarkan produk daur ulang
berupa alat industri ramah lingkungan dan berkualitas internasional
(spesifikasi beberapa produk terlampir).
Selama 16 tahun Perusahaan berdiri, kami telah melakukan
kerjasama dengan berbagai pihak diberbagai bidang.Kerjasama yang terjalin selalu menguntungkan
keduabelah pihak. Demikian penawaran ini, semoga kerjasama yang baik dapat
terjalin. Atas perhatian,kami ucapkan terimakasih.
Hormat kami,
Dirut PT.
Salvagia
Mohamad Teguh
Gumelar
Contoh
surat pribadi :
Jakarta,4 Agustus 2008
Sahabatku Dina
Jalan Merpati 3
Bandung
Sahabatku Dina
Jalan Merpati 3
Bandung
Assalamualaikum Wr.Wb.
Hai din,apa kabar ? baik baik saja kan? Aku dan keluargaku dalam keadaan sehat walafiat.
Mudah mudahan kabarmu juga seperti itu.Apa di Bandung hujan terus sepanjang hari? Di Jakarta hampir setiap hari hujan loh.
Din, bulan depan kan udah mulai libur sekolah, apa kamu punya rencana liburan ke luar kota? Kalau tidak aku ingin berkunjung ke rumahmu. Aku ingin melihat indahnya keindahan kota Bandung dan berlibur bersamamu
Sekian dulu surat dariku kapan kapan kita sambung lagi.Kutunggu balasan suratmu.
Wassalamualaikum Wr.Wb.
Sahabatmu,
Melati Wijayanti
Hai din,apa kabar ? baik baik saja kan? Aku dan keluargaku dalam keadaan sehat walafiat.
Mudah mudahan kabarmu juga seperti itu.Apa di Bandung hujan terus sepanjang hari? Di Jakarta hampir setiap hari hujan loh.
Din, bulan depan kan udah mulai libur sekolah, apa kamu punya rencana liburan ke luar kota? Kalau tidak aku ingin berkunjung ke rumahmu. Aku ingin melihat indahnya keindahan kota Bandung dan berlibur bersamamu
Sekian dulu surat dariku kapan kapan kita sambung lagi.Kutunggu balasan suratmu.
Wassalamualaikum Wr.Wb.
Sahabatmu,
Melati Wijayanti
Sumber :
